IHG HOTELS AND RESORTS (“IHG,” “we,” “our” or “us”)
PURPOSE OF THIS NOTICE: We are providing this Applicant Privacy Notice (the “Notice”) to describe the personal information that we collect about job applicants (including applicants for work experience, internships and apprenticeships) at IHG or IHG-branded hotels (which may include franchised hotels or hotels which are managed by IHG but which are independently owned) and applicants for IHG career development programmes such as IHG Academy, General Manager Assessments and IHG Future Leaders Aspire (”Applicants”).
SCOPE OF THIS NOTICE: This Notice applies to the personal information that we collect from and about Applicants, in the context of reviewing, assessing, considering, managing, storing or processing their applications or otherwise considering them for a position with us.
What is personal information? In this Notice, “personal information” is any information that identifies, relates to, describes, is reasonably capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, with a particular individual or household.
Are our practices the same for all Applicants? The categories of personal information we collect and our use of personal information may vary depending upon the position(s) or location, as well as the associated qualifications and responsibilities. The information in this Notice is intended to provide an overall description of our collection and use of personal information about Applicants.
KATEGORIE GROMADZONYCH DANYCH OSOBOWYCH: Zasadniczo i tam, gdzie jest to dozwolone przez obowiązujące prawo, możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych o Kandydatach:
- Imię i nazwisko, dane kontaktowe i inne identyfikatory: identyfikatory, takie jak prawdziwe imię i nazwisko, pseudonim, adres pocztowy, unikalny identyfikator osobisty, identyfikator internetowy, adres protokołu internetowego, adres e-mail, nazwa konta, numer ubezpieczenia społecznego, numer prawa jazdy, numer paszportu lub inne podobne identyfikatory.
- Klasyfikacje chronione : cechy klasyfikacji chronionych na mocy obowiązującego prawa, takie jak rasa, kolor skóry, płeć, wiek, religia, narodowość, niepełnosprawność, obywatelstwo i informacje genetyczne.
- Wrażliwe dane osobowe: informacje o rasie lub pochodzeniu etnicznym, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej, poglądach politycznych, informacje o stanie zdrowia, w tym o stanie zdrowia, informacje o wyrokach skazujących lub przestępstwach.
- Dane o użytkowaniu : informacje o aktywności w Internecie lub innej sieci elektronicznej, w tym między innymi historia przeglądania, historia wyszukiwania oraz informacje dotyczące interakcji ze stroną internetową, aplikacją lub reklamą, a także dzienniki dostępu fizycznego i sieciowego oraz inna aktywność sieciowa informacje związane z korzystaniem przez Państwa z dowolnego urządzenia firmowego, sieci lub innego zasobu informacyjnego.
- Dane geolokalizacyjne : dokładne informacje o położeniu geograficznym konkretnej osoby lub urządzenia.
- Dane audiowizualne : informacje dźwiękowe, elektroniczne, wizualne, termiczne, węchowe lub podobne, takie jak obrazy i zdjęcia z monitoringu oraz nagrania dźwiękowe (np. nagrane spotkania).
- Historia zatrudnienia : informacje zawodowe lub związane z zatrudnieniem.
- Informacje o wykształceniu : informacje o historii edukacji lub pochodzeniu, które nie są publicznie dostępnymi danymi osobowymi.
- Informacje zebrane podczas procesu aplikacyjnego: informacje zebrane podczas wszelkich rozmów kwalifikacyjnych lub ocen w ramach procesu aplikacyjnego.
- Profile i wnioski : wnioski wyciągnięte z wszelkich informacji określonych powyżej w celu utworzenia profilu odzwierciedlającego preferencje, cechy, trendy psychologiczne, predyspozycje, zachowanie, postawy, inteligencję, zdolności i predyspozycje.
W JAKI SPOSÓB ZBIERANE SĄ TWOJE DANE OSOBOWE: Zasadniczo możemy gromadzić informacje o Wnioskodawcach z następujących źródeł:
- Od Ciebie, Wnioskodawcy
- Z agencji rekrutacyjnej, jeśli są wykorzystywane w ramach procesu rekrutacji
- Od dostawcy sprawdzającego przeszłość, jeśli jest używany jako część procesu rekrutacji
- Od referentów, jeśli referencje są zbierane w ramach procesu rekrutacji
- Z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry karne, sprawdź informacje
PURPOSES FOR COLLECTING AND USING PERSONAL INFORMATION: Generally, we may use the above categories of personal information for the following purposes:
- Zarządzanie podaniami o pracę, rekrutacją i zatrudnieniem.Aby przeglądać, oceniać, rekrutować, rozważać lub w inny sposób zarządzać kandydatami, kandydatami i podaniami o pracę, w tym:
- Scheduling and conducting interviews
- Identifying candidates, including by working with external recruiters
- Reviewing, assessing and verifying information provided, to conduct criminal and background checks, and to otherwise screen or evaluate Applicants’ qualifications, suitability and relevant characteristics
- Extending offers, negotiating the terms of offers, and assessing salary and compensation matters
- Satisfying legal and regulatory obligations
- In support of our equal opportunity employment policy and practices
- Bezpieczeństwo i monitorowanie.W celu monitorowania i zabezpieczania naszych zasobów, sieci, obiektów i aktywów, w tym:
- Monitoring for, preventing and investigating suspected or alleged misconduct or violations of work rules
- Monitoring for, preventing investigating, and responding to security and privacy incidents
- Providing and managing access to physical and technical access controls
- Monitoring activities, access and use to ensure the security and functioning of our systems and assets
- Securing our offices, premises and physical assets, including through the use of electronic access systems and video monitoring
- Komunikowanie się z Kandydatami w sprawie ich aplikacji i innych podobnych stanowisk, którymi mogą być zainteresowani lub w celu informowania o nowościach IHG i wydarzeniach rekrutacyjnych
- Maintaining Applicant personal information for future consideration
- Audyt, raportowanie, ład korporacyjny i operacje wewnętrzne.Odnoszące się do audytów finansowych, podatkowych i księgowych oraz audytów i ocen naszych operacji biznesowych, kontroli bezpieczeństwa, kontroli finansowych lub zgodności z zobowiązaniami prawnymi oraz do innych wewnętrznych celów biznesowych, takich jak administrowanie naszym programem przechowywania dokumentacji.
- Fuzje i przejęcia oraz inne transakcje biznesowe.W celu planowania, badania due diligence i realizacji transakcji handlowych, na przykład fuzji, przejęć, sprzedaży lub przeniesienia aktywów, upadłości lub reorganizacji lub innych podobnych transakcji biznesowych.
- Obrona i ochrona praw . W celu ochrony i obrony naszych praw i interesów oraz praw osób trzecich, w tym zarządzania i reagowania na spory pracownicze i inne spory prawne, reagowania na roszczenia lub spory prawne oraz w inny sposób ustalania, obrony lub ochrony naszych praw lub interesów, lub praw, interesów, zdrowia lub bezpieczeństwa innych osób, w tym w kontekście spodziewanych lub toczących się sporów sądowych ze stronami trzecimi.
- Zgodność z obowiązującymi obowiązkami prawnymi.Odnoszące się do zgodności z obowiązującymi zobowiązaniami prawnymi (takimi jak uprawnienia do zatrudniania, odpowiadanie na wezwania sądowe i nakazy sądowe), a także oceny, przeglądy i raporty dotyczące takich zobowiązań prawnych, w tym na mocy prawa i regulacji dotyczących zatrudnienia i pracy , ubezpieczeń społecznych i przepisów podatkowych , ochrony środowiska przepisami, przepisami i regulacjami dotyczącymi bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz innymi obowiązującymi przepisami, regulacjami, opiniami i wytycznymi.
CELE ZBIERANIA I WYKORZYSTYWANIA WRAŻLIWYCH DANYCH OSOBOWYCH: Możemy wykorzystywać wrażliwe dane osobowe do następujących celów:
- Możemy wykorzystać informacje o Twoim statusie niepełnosprawności, aby rozważyć, czy musimy zapewnić odpowiednie dostosowania podczas procesu rekrutacji
- Możemy wykorzystywać wrażliwe dane osobowe, takie jak informacje o rasie lub pochodzeniu etnicznym, przekonaniach religijnych lub orientacji seksualnej, do celów monitorowania i zgłaszania równych szans
- Jeśli zezwala na to obowiązujące prawo, możemy przeprowadzać kontrole rejestrów karnych dla niektórych ról
PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH: Zobowiązujemy się do gromadzenia i wykorzystywania Twoich danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Gromadzimy, wykorzystujemy i udostępniamy Twoje dane, jeśli mamy do tego odpowiednią podstawę prawną. Może to być spowodowane tym, że:
- Wyraziłeś zgodę na wykorzystywanie przez nas danych osobowych
- Wykorzystanie przez nas informacji jest niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy
- Wykorzystanie przez nas informacji jest niezbędne do wypełnienia obowiązków, które mamy wobec naszych organów regulacyjnych, urzędników podatkowych, organów ścigania lub w inny sposób do wypełnienia naszych obowiązków prawnych
- Wykorzystanie przez nas informacji leży w naszym uzasadnionym interesie jako organizacji komercyjnej. W takich przypadkach będziemy dbać o Twoje dane w sposób proporcjonalny i szanujący Twoje prawa do prywatności.
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI: Nie przeprowadzamy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przypadku decyzji, które mogą mieć na Ciebie znaczący wpływ.
PRZEKAZYWANIE DANYCH: Ponieważ działamy za pośrednictwem globalnej sieci biur i hoteli, może być konieczne przesłanie Twoich danych do kraju poza krajem, w którym zostały one pierwotnie zebrane lub poza kraj zamieszkania lub obywatelstwo. Może być konieczne przekazanie tych informacji innym podmiotom, w tym między innymi naszym hotelom pod marką IHG i naszym usługodawcom. W przypadku przekazywania informacji poza Unię Europejską podejmujemy kroki w celu zapewnienia, że takie przekazanie odbywa się w celu ochrony Twoich praw do prywatności:
- Transfery w ramach grupy IHG będą objęte umową zawartą przez członków grupy IHG (umowa wewnątrzgrupowa), która umownie zobowiązuje każdego członka do zapewnienia odpowiedniego i spójnego poziomu ochrony Twoich danych niezależnie od tego, gdzie są one przekazywane w ramach IHG Grupa
- Gdy przekazujemy Twoje dane poza IHG do innych firm świadczących nam usługi, uzyskujemy od nich zobowiązania umowne i gwarancje ochrony Twoich danych, takie jak standardowe klauzule umowne.
Gdy w inny sposób przekazujemy dane osobowe między jurysdykcjami, podejmiemy kroki wymagane przez lokalne prawo, aby zapewnić, że takie przekazanie jest zarządzane w celu ochrony Twoich praw do prywatności.
UDOSTĘPNIANIE DANYCH: Udostępnimy Twoje dane naszym usługodawcom, którzy świadczą dla nas usługi w związku z naszą działalnością. Firmy te są upoważnione do przetwarzania Twoich danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia nam takich usług. Możemy również udostępniać Twoje dane hotelom marki IHG, na przykład, jeśli złożyłeś podanie o pracę w hotelu marki IHG lub aby skontaktować się z Tobą w sprawie ofert pracy, które mogą Cię zainteresować. Mogą to być hotele franczyzowe lub hotele, które są zarządzane przez IHG, ale które są własnością niezależną.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH: Jesteśmy zobowiązani do ochrony poufności i bezpieczeństwa informacji, które nam przekazujesz. W tym celu stosuje się techniczne, fizyczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, uszkodzeniem lub utratą informacji. Nigdy nie można zagwarantować, że gromadzenie, przesyłanie i przechowywanie informacji będzie całkowicie bezpieczne, jednak podejmujemy kroki w celu zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony Twoich informacji.
PRZECHOWYWANIE DANYCH: Zasadniczo przechowujemy Twoje dane tak długo, jak jest to rozsądnie wymagane z powodów wyjaśnionych w niniejszej polityce. W niektórych przypadkach przechowujemy dokumentację (która może zawierać Twoje dane) przez dłuższy czas, jeśli jest to konieczne do spełnienia potrzeb prawnych, regulacyjnych, podatkowych lub księgowych. Możemy również przechowywać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
PRAWA W ZWIĄZKU Z DANYCH OSOBOWYCH
Depending on your location, you may have rights under the General Data Protection Regulation, California Consumer Privacy Act or other applicable data protection laws, to:
- Poproś o dostęp do swoich danych osobowych (powszechnie znany jako „wniosek osoby, której dane dotyczą, o dostęp do danych”). Dzięki temu możesz otrzymać kopię danych osobowych, które przechowujemy na Twój temat, i sprawdzić, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
- Poproś o poprawienie danych osobowych, które posiadamy na Twój temat. Dzięki temu możesz poprawić wszelkie niekompletne lub niedokładne informacje, które posiadamy na Twój temat.
- Żądaj usunięcia swoich danych osobowych. Dzięki temu możesz poprosić nas o usunięcie lub usunięcie danych osobowych, gdy nie ma dobrego powodu, abyśmy nadal je przetwarzali. Masz również prawo poprosić nas o usunięcie lub usunięcie Twoich danych osobowych, jeśli skorzystałeś z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej).
- Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes and the right to opt out of the sale or sharing of personal information.
- Poproś o ograniczenie przetwarzania Twoich danych osobowych. Dzięki temu możesz poprosić nas o wstrzymanie przetwarzania Twoich danych osobowych, na przykład jeśli chcesz, abyśmy ustalili ich dokładność lub przyczynę ich przetwarzania.
- Żądaj przeniesienia swoich danych osobowych do innego podmiotu.
Aby skorzystać z tych lub innych obowiązujących praw do prywatności lub skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, prosimy o kontakt pod adresem PrivacyOffice@ihg.com . Być może będziemy musieli poprosić Cię o określone informacje, które pomogą nam potwierdzić Twoją tożsamość i zapewnić Ci prawo dostępu do informacji (lub skorzystania z innych Twoich praw).
CONTACTING US ABOUT THIS NOTICE: If you have any questions or concerns regarding our use of personal information as described in this Notice, please contact PrivacyOffice@ihg.com.
