Operations Coordinator, Critical Response & Support
Lieu : Philippines, Makati City
Adresse : 2 - CRO Manila, 27e étage, Tour Deux, RCBC Plaza, 6819 Ayala Avenue angle Gil Puyat Avenue, MAKATI CITY, 1200
Job number: 168472
Role Purpose
An AMER functional role that makes significant revenue contributions to the AMER region. The coordinator oversees completion of opportunities in Javelin for managed accounts supporting KADs track their revenue from CR&S leads. This role involves coordinating various activities related to lead generation from CR&S Consultants, qualification, and follow-up, ensuring that leads are effectively
captured and converted into revenue. The coordinator will also perform a variety of administrative duties for managers and/or staff of an assigned business unit or department. Coordinate special projects for the assigned manager(s) to support departmental business operations. When needed, provide outbound calls and e-mails to hotel operators to communicate important IHG information, such as operating requirements and important deadlines.
Key Accountabilities
Coordination
- Collect, organize, and maintain a database of CR&S leads from various key accounts through RFP tracker, ensuring accuracy and completeness.
- Complete all CR&S Opportunities in Javelin for proper account crediting coming from leads sourced by the team.
- Initiate contact and follow up calls with hotels through phone calls and emails for timely processing of all leads in MeetingBroker.
- Collaborate with MB Care specialists for leads that should be forwarded for Offline Billing.
- Track CERs tagged as group bookings ensuring that proper data are encoded along with correct field value showing the correct lead status.
- Process non-revenue generating cases daily such as billing disputes, folio requests, and CCA/NOTP.
- Act as a back-up Consultant processing revenue-generating requests during critical times.
- Provide support on CR&S tasks when required.
- Complete and/or coordinate activities related to assigned special projects; assist in establishing project timetables, action steps and status updates; follow-up, as appropriate, to ensure timely execution to meet established deadlines.
- Support CR&S Team Lead and Manager for ad hoc projects that impacts CR&S performance on revenue.
- Perform other administrative support duties as assigned to facilitate the smooth operation of the department.
- Coordinate with various local and regional support groups on department requirements covering, but not limited to, Finance, Technology, Facilities, and Human Resources.
- Perform timekeeping duties for department staff in accordance with deadlines prescribed by local Payroll team.
Key Skills & Experiences
Required Skills
- Demonstrated knowledge of hotel operations
- Demonstrated written and communication skills tailored to diverse audiences, including vendors, suppliers, and corporate contacts, ensuring clarity, conciseness, and accessibility.
- Demonstrated ability to keep current with industry trends/changes.
- Highly adaptable problem-solver, adept at modifying plans mid-stream to overcome unexpected challenges.
- Utilization of a contact management system with an ability to clearly document call details and any timely follow-up notes and actions as required.
- Demonstrated ability to manage and prioritize multiple concurrent projects, consistently delivering high-quality deliverables with meticulous attention to detail.
- Proven ability to organize information with a keen eye for detail, ensuring accurate and reliable reporting data, including safeguarding sensitive information.
- Demonstrated problem-solving skills for the purpose of maintaining the daily flow of office work, answering questions, and resolving issues.
- Demonstrated math skills for the purpose of checking figures for accuracy.
- Strong technical skills in utilizing Microsoft O365 applications including but not limited to, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams.
- Experience in Salesforce, Meeting Broker, IHG Javelin, and other cloud-based platforms is highly preferred but not required.
Qualifications
- Minimum Bachelor’s degree in Office Management, Hospitality, Business, or a relevant field of work or an equivalent combination of education and work-related experience.
Experience
- At least 2+ year’s progressive work-related experience with demonstrated proficiency in customer service in the Service/Hospitality industry involving hotel operations
Physical Requirements
- Work is typically performed in a normal office environment (Hybrid).
- Primary office location: CRO - Manila (27th Floor, RCBC Plaza Tower 2, 6819 Ayala Avenue, cor. Sen. Gil Puyat, Makati City 1200)
- Work Schedule: Graveyard shift aligned with the AMER (Americas) region time zone.
- Readiness for 24/7 shift and operations.
Notre entreprise
Chez IHG Hotels & complexe, nous travaillons ensemble pour offrir une véritable hospitalité à l'échelle mondiale. Avec des bureaux d'entreprise et plus de 6 000 hôtels dans le monde entier, une carrière chez IHG est le moyen idéal d'élargir vos horizons. Vous découvrirez notre culture unique et nos collègues brillants qui vous soutiendront et vous inspireront. Avec une multitude d'opportunités professionnelles à choisir, où que vous en soyez dans votre parcours professionnel et quels que soient vos objectifs, il y a de l'espace pour vous chez IHG.
Ces dernières années, nous avons transformé notre entreprise. Nous avons l'ambition de stimuler les performances et de continuer à nous concentrer sans relâche sur la croissance afin d'être l'entreprise hôtelière de choix que les propriétaires de clients & aiment.
Nous sommes avant tout une entreprise d'accueil et nous apprécions les relations et le fait d'être ensemble, ce qui nous permet de développer un sentiment d'appartenance unique qui favorise également la productivité. C'est pourquoi, chez IHG, nous offrons à nos collègues flexibilité et équilibre - en travaillant de manière hybride, en combinant collectivement le travail au bureau et le travail à distance. Nous reconnaissons que chaque rôle est différent, c'est pourquoi les dirigeants travaillent avec les équipes pour déterminer comment et quand elles collaborent.
Nous offrons un large éventail d'avantages conçus pour vous aider à vivre au mieux votre vie professionnelle. Il s'agit notamment de réductions Chambre impressionnantes dans nos nombreuses propriétés, de journées de recharge et de journées de volontariat tout au long de l'année. Grâce à notre cadre "myWellbeing", nous nous engageons à favoriser le bien-être dans votre santé, votre mode de vie et votre lieu de travail. Nous offrons une culture unique et inclusive, où il y a toujours De l'espace pour vous d'appartenir, de grandir et de faire la différence.
Notre mission est d'accueillir tout le monde et de créer des équipes inclusives où nous célébrons la différence et encourageons les collègues à apporter leur entièreté au travail. IHG® Hotels & Resorts offre des chances égales d'emploi aux candidats et aux employés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de statut de vétéran protégé, de handicap ou de toute autre catégorie protégée par les lois en vigueur. Nous promouvons une culture de confiance, de soutien et d'acceptation. Nous accueillons toujours des milieux, des expériences et des points de vue différents.
Vous ne répondez pas à toutes les exigences, mais vous pensez tout de même être la personne idéale pour le poste ? Nous ne le saurons jamais si vous n'appuyez pas sur le bouton « Appliquer ». Commencez votre voyage avec nous dès aujourd'hui.
