IHG HOTELS AND RESORTS (“IHG,” “we,” “our” or “us”)
PURPOSE OF THIS NOTICE: We are providing this Applicant Privacy Notice (the “Notice”) to describe the personal information that we collect about job applicants (including applicants for work experience, internships and apprenticeships) at IHG or IHG-branded hotels (which may include franchised hotels or hotels which are managed by IHG but which are independently owned) and applicants for IHG career development programmes such as IHG Academy, General Manager Assessments and IHG Future Leaders Aspire (”Applicants”).
SCOPE OF THIS NOTICE: This Notice applies to the personal information that we collect from and about Applicants, in the context of reviewing, assessing, considering, managing, storing or processing their applications or otherwise considering them for a position with us.
What is personal information? In this Notice, “personal information” is any information that identifies, relates to, describes, is reasonably capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, with a particular individual or household.
Are our practices the same for all Applicants? The categories of personal information we collect and our use of personal information may vary depending upon the position(s) or location, as well as the associated qualifications and responsibilities. The information in this Notice is intended to provide an overall description of our collection and use of personal information about Applicants.
CATÉGORIES D'INFORMATIONS PERSONNELLES COLLECTÉES : En général, et lorsque la loi applicable l'autorise, nous pouvons recueillir les catégories suivantes d'informations personnelles sur les candidats :
- Nom, coordonnées et autres identifiants : identifiants tels qu'un vrai nom, un pseudonyme, une adresse postale, un identifiant personnel unique, un identifiant en ligne, une adresse de protocole Internet, une adresse électronique, un nom de compte, un numéro de sécurité sociale, un numéro de permis de conduire, un numéro de passeport ou d'autres identifiants similaires.
- Classifications protégées: caractéristiques des classifications protégées en vertu de la loi applicable, telles que la race, la couleur, le sexe, l'âge, la religion, l'origine nationale, le handicap, le statut de citoyen et les informations génétiques.
- Informations personnelles sensibles : informations sur la race ou l'origine ethnique, les croyances religieuses, l'orientation sexuelle, les opinions politiques, les informations sur la santé, y compris les conditions médicales, les informations sur les condamnations pénales ou les infractions.
- Données d'utilisation: informations relatives à l'activité sur Internet ou sur d'autres réseaux électroniques, y compris, mais sans s'y limiter, l'historique de navigation, l'historique de recherche et les informations relatives à l'interaction avec un site Internet, une application ou une publicité, ainsi que les journaux d'accès physique et au réseau et d'autres informations relatives à l'activité sur le réseau liées à votre utilisation de tout appareil, réseau ou autre ressource d'information de l'entreprise.
- Données de géolocalisation: informations précises sur la localisation géographique d'un individu ou d'un appareil particulier.
- Données audio/visuelles: informations audio, électroniques, visuelles, thermiques, olfactives ou similaires telles que des images et des photographies de vidéosurveillance et des enregistrements audio (par exemple, des réunions enregistrées).
- Historique d'emploi: informations professionnelles ou liées à l'emploi.
- Informations sur l'éducation: informations sur l'histoire ou les antécédents en matière d'éducation qui ne sont pas des informations d'identification personnelle accessibles au public.
- Informations recueillies au cours de la procédure de candidature : informations recueillies au cours d'entretiens ou d'évaluations dans le cadre de la procédure de candidature.
- Profils et inférences: inférences tirées de toute information identifiée ci-dessus pour créer un profil reflétant les préférences, les caractéristiques, les tendances psychologiques, les prédispositions, le comportement, les attitudes, l'intelligence, les capacités et les aptitudes.
COMMENT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES : En général, nous pouvons recueillir des informations sur les candidats à partir des sources suivantes :
- De votre part, le demandeur
- d'une agence de recrutement si elle est utilisée dans le cadre du processus d'embauche.
- de la part d'un fournisseur de services de vérification des antécédents, s'ils sont utilisés dans le cadre du processus d'embauche.
- De la part des personnes de référence, si des références sont recueillies dans le cadre du processus de recrutement.
- à partir de sources accessibles au public, telles que les informations relatives à la vérification des casiers judiciaires
PURPOSES FOR COLLECTING AND USING PERSONAL INFORMATION: Generally, we may use the above categories of personal information for the following purposes:
- Gestion des demandes d'emploi, du recrutement et des embauches. Pour examiner, évaluer, recruter, prendre en compte ou gérer de toute autre manière les candidats et les demandes d'emploi, y compris :
- Scheduling and conducting interviews
- Identifying candidates, including by working with external recruiters
- Reviewing, assessing and verifying information provided, to conduct criminal and background checks, and to otherwise screen or evaluate Applicants’ qualifications, suitability and relevant characteristics
- Extending offers, negotiating the terms of offers, and assessing salary and compensation matters
- Satisfying legal and regulatory obligations
- In support of our equal opportunity employment policy and practices
- Sécurité et surveillance. Afin de surveiller et de sécuriser nos ressources, notre réseau, nos locaux et nos actifs, notamment :
- Monitoring for, preventing and investigating suspected or alleged misconduct or violations of work rules
- Monitoring for, preventing investigating, and responding to security and privacy incidents
- Providing and managing access to physical and technical access controls
- Monitoring activities, access and use to ensure the security and functioning of our systems and assets
- Securing our offices, premises and physical assets, including through the use of electronic access systems and video monitoring
- Communiquer avec les candidats au sujet de leur candidature et d'autres postes similaires pour lesquels ils pourraient être intéressés ou pour communiquer sur les nouvelles et les événements de recrutement d'IHG.
- Maintaining Applicant personal information for future consideration
- Audit, reporting, gouvernance d'entreprise et opérations internes. Dans le cadre d'audits financiers, fiscaux et comptables, ainsi que d'audits et d'évaluations de nos opérations commerciales, de nos contrôles de sécurité, de nos contrôles financiers ou du respect de nos obligations légales, et à d'autres fins commerciales internes telles que l'administration de notre programme de conservation des dossiers.
- M&A et autres transactions commerciales. À des fins de planification, de contrôle préalable et de mise en œuvre de transactions commerciales, par exemple des fusions, des acquisitions, des ventes ou des transferts d'actifs, des faillites ou des réorganisations ou d'autres transactions commerciales similaires.
- Défendre et protéger les droits. Afin de protéger et de défendre nos droits et intérêts et ceux de tiers, y compris pour gérer et répondre aux litiges avec les employés et autres litiges juridiques, pour répondre aux réclamations ou litiges juridiques, et pour établir, défendre ou protéger autrement nos droits ou intérêts, ou les droits, intérêts, santé ou sécurité d'autrui, y compris dans le cadre de litiges anticipés ou réels avec des tiers.
- Respect des obligations légales applicables. En ce qui concerne le respect des obligations légales applicables (telles que l'admissibilité à l'embauche, la réponse aux citations à comparaître et aux ordonnances judiciaires) ainsi que les évaluations, les examens et les rapports relatifs à ces obligations légales, y compris en vertu des lois et règlements sur l'emploi et le travail, Lois sur la sécurité sociale et la fiscalité, règlements environnementaux, lois et règlements sur la sécurité au travail, et autres lois, règlements, avis et conseils applicables.
OBJECTIFS DE LA COLLECTE ET DE L'UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES SENSIBLES : Nous pouvons utiliser des informations personnelles sensibles aux fins suivantes :
- Nous pouvons utiliser les informations relatives à votre statut de handicapé pour déterminer si nous devons fournir des ajustements appropriés pendant le processus de recrutement.
- Nous pouvons utiliser des informations personnelles sensibles, telles que des informations sur la race ou l'origine ethnique, les croyances religieuses ou l'orientation sexuelle, à des fins de contrôle et de rapport sur l'égalité des chances.
- Lorsque la loi applicable l'autorise, nous pouvons procéder à des vérifications du casier judiciaire pour certains postes.
BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES : Nous nous engageons à collecter et à utiliser vos informations personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Nous recueillons, utilisons et partageons vos informations lorsque nous avons une base juridique appropriée pour le faire. Cela peut être dû au fait que :
- Vous avez donné votre accord pour que nous utilisions ces informations personnelles.
- Notre utilisation des informations est nécessaire pour exécuter un contrat avec vous
- L'utilisation des informations est nécessaire pour répondre aux responsabilités que nous avons envers nos régulateurs, les fonctionnaires fiscaux, les forces de l'ordre, ou pour répondre autrement à nos responsabilités légales.
- Nous utilisons ces informations dans notre intérêt légitime en tant qu'organisation commerciale. Dans ces cas, nous traiterons vos informations d'une manière proportionnée et respectueuse de vos droits à la vie privée.
PRISE DE DÉCISIONS AUTOMATIQUE : Nous ne prenons pas de décisions automatisées pour les décisions qui peuvent avoir un impact significatif sur vous.
TRANSFERT DE DONNÉES : Comme nous opérons via un réseau mondial de bureaux et d'hôtels, il peut s'avérer nécessaire de transférer vos informations vers un pays autre que celui où elles ont été initialement collectées ou autre que votre pays de résidence ou de nationalité. Il peut être nécessaire de transférer ces informations à d'autres entités, y compris, mais sans s'y limiter, à nos hôtels de la marque IHG et à nos prestataires de services. Lorsque nous transférons des informations hors de l'Union européenne, nous prenons des mesures pour nous assurer que ce transfert est géré de manière à protéger vos droits à la vie privée :
- Les transferts au sein du groupe IHG seront couverts par un accord conclu par les membres du groupe IHG (accord intra-groupe) qui oblige contractuellement chaque membre à garantir que vos informations bénéficient d'un niveau de protection adéquat et cohérent quel que soit le lieu où elles sont transférées au sein du groupe IHG.
- Lorsque nous transférons vos informations en dehors d'IHG à d'autres sociétés qui nous fournissent des services, nous obtenons d'elles des engagements contractuels et des assurances pour protéger vos informations, telles que des clauses contractuelles standard.
Lorsque nous transférons des informations personnelles entre juridictions, nous prenons les mesures requises par la législation locale afin de garantir que ce transfert est géré de manière à protéger vos droits en matière de confidentialité.
PARTAGE DES DONNÉES : Nous partagerons vos informations avec nos prestataires de services qui nous fournissent des services dans le cadre de notre activité. Ces sociétés sont autorisées à traiter vos informations personnelles uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour nous fournir ces services. Nous pouvons également partager vos informations avec les hôtels de la marque IHG, par exemple, si vous avez postulé pour un emploi dans un hôtel de la marque IHG ou pour vous contacter au sujet d'offres d'emploi susceptibles de vous intéresser. Il peut s'agir d'hôtels franchisés ou d'hôtels qui sont gérés par IHG mais qui sont détenus de manière indépendante.
SÉCURITÉ DES DONNÉES : Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des informations que vous nous fournissez. Pour ce faire, des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles sont mises en place afin de protéger vos informations contre tout accès non autorisé, toute divulgation, tout dommage ou toute perte. La collecte, la transmission et le stockage d'informations ne peuvent jamais être garantis comme étant totalement sûrs, mais nous prenons des mesures pour nous assurer que des mesures de sécurité appropriées sont en place pour protéger vos informations.
CONSERVATION DES DONNÉES : En règle générale, nous ne conservons vos informations qu'aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour les raisons expliquées dans la présente politique. Dans certains cas, nous conservons les dossiers (qui peuvent inclure vos informations) pendant des périodes plus longues si cela est nécessaire pour répondre à des besoins juridiques, réglementaires, fiscaux ou comptables. Nous pouvons également conserver les données pour l'établissement, l'exercice ou la défense de revendications légales.
DROITS EN RAPPORT AVEC LES INFORMATIONS PERSONNELLES
Depending on your location, you may have rights under the General Data Protection Regulation, California Consumer Privacy Act or other applicable data protection laws, to:
- Demande d'accès à vos informations personnelles (communément appelée "demande d'accès de la personne concernée" "" ). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
- Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
- Demander l'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).
- Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes and the right to opt out of the sale or sharing of personal information.
- Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
- Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.
Pour exercer ces droits ou d'autres droits applicables en matière de protection de la vie privée ou pour contacter notre responsable de la protection des données, veuillez contacter PrivacyOffice@ihg.com. Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accès aux informations (ou à exercer l'un de vos autres droits).
CONTACTING US ABOUT THIS NOTICE: If you have any questions or concerns regarding our use of personal information as described in this Notice, please contact PrivacyOffice@ihg.com.
